PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

CRONOS SUITE

CRONOS INFORMATION TECHNOLOGIES

Ofrece una suite de productos y servicios integrados que evolucionan continuamente de acuerdo a las necesidades de nuestros clientes.

CRONOS SUITE

CRONOS CONSTRUCTOR

MÓDULO CRM

La administración basada en la relación con los clientes promueve a las empresas una ventaja competitiva que incrementa su crecimiento, permitiéndole alcanzar rentabilidad.
En este módulo se pueden realizar las estrategias de mercadeo o marketing para llegar a nuevos clientes y también la comunicación con los clientes existentes como es el caso de los avances de obra u otra información que se requiera comunicar.
Los métodos de envío son por medio de Mail o SMS

También se pueden integrar con redes sociales por medio de páginas de aterrizaje para registrar la información a los clientes directamente a Cronos.

MÓDULO COMERCIAL

En este módulo se pueden realizar:

  • Creación de múltiples proyectos y etapas administrando:

    • Control de inventario

    • Precios de lista

    • Restringir el acceso a los proyectos

    • Administrar los documentos requeridos por venta

    • Diligenciar automáticamente los formatos y documentos requeridos para una venta

    • Almacenar toda la documentación de manera electrónica para consultar y proteger los expedientes de los clientes

    • Otras opciones definidas en el maestro.

  • Registrar Clientes

  • Realizar seguimiento a los clientes para buscar el cierre del negocio o identificar los clientes por qué no compran el proyecto

  • Realizar cotizaciones

  • Realizar ventas

  • Administrar las ventas:

    • Realizar modificaciones a una venta como: cesiones, otrosí, cambio en los acuerdos de pago, etc.

    • Tener trazabilidad de todos los cambios que se realizan a una venta

  • Generar certificados

  • Cargar otros documentos al expediente de la venta como: Escrituras, Promesas, Actas de entrega, etc.

  • Todo un capítulo de reportes de lo general a lo particular


MÓDULO CARTERA

En este módulo se puede realizar ente otros:

  • Cargar automáticamente los pagos que ingresan por medio de la fiduciaria

  • Registrar manualmente los pagos que no ingresan por fiducia

  • Definir política para el cobro de intereses

  • Trazabilidad de los pagos

  • Gestion de Cartera:

    • Realizar Gestión de cobro con definición de compromisos por parte de los clientes

    • Realizar seguimiento a los compromisos de los clientes

    • Enviar extractos masivamente

    • Enviar notificaciones masivas a los clientes

    • Definición de plantillas para administrar contenido corporativo

    • Enviar comunicaciones personalizadas a los clientes

    • Enviar recordatorio de pagos de manera automática a los clientes

  • Todo un capítulo de reportes de lo general a lo particular

MÓDULO TRAMITES

En este módulo se puede realizar entre otros:

  • Controlar cada una de las frases de una venta

    • Fiducia

    • Créditos y avalúos

    • Promesas

    • Firmas

    • Legalizaciones

    • Desembolsos

  • Notificaciones de recordatorio de actividades pendientes por realizar

  • Generación de escrituras

  • Generación de promesas

  • Generación de cualquier otro documento requerido como: otrosí, actas de entrega y cualquier documento administrativo

  • Todo un capítulo de reportes de lo general a lo particular

CRONOS SUITE

CRONOS GESTIÓN DOCUMENTAL

Nos especializamos en ofrecer el mejor servicio de Gestión Documental, orientado a contribuir con los objetivos estratégicos de nuestros clientes, con personal altamente capacitado e implementando técnicas de archivo bajo la normatividad existente y los más rigurosos estándares de calidad.

Algunos de Nuestros servicios:

  • Automatización de procesos enfocados en trámites y gestión de documentos

  • Administración de documentos electrónicos o digitalizados, enfocados a la obtención de información almacenada en los documentos según las necesidades de nuestros Clientes

  • Administración o suministro de sistemas de gestión de documentos electrónicos, que permita obtener informes, estadísticas o información requerida para la ejecución de los procesos internos o de servicios a Usuarios o Clientes

  • Elaboración o implementación de proyectos enfocados en documentos electrónicos de diferentes formatos de archivo

  • Elaboración de programas o planes de gestión documental.

  • Administración y custodia de documentos físicos según las normas archivísticas

  • Organización de archivos de gestión y fondos acumulados

  • Elaboración de inventarios documentales

  • Elaboración de tablas de retención y valoración documental

  • Elaboración de reseñas históricas institucionales

  • Consultoría en gestión documental

  • Elaboración de instrumentos archivísticos

  • Personal para la administración del archivo, in house y out house.

  • Custodia y almacenamiento de archivos físicos

  • Asesoría en la implementación de programas de gestión documental

  • Suministro de insumos de archivo

Digitalización de Documentos:
Contamos con tecnología de punta que permite a nuestros clientes convertir grandes volúmenes de documentos análogos (papel, video, audio, microfilm, etc.) en archivos digitales, los cuales podrán ser consultados por los usuarios a través de sus ordenadores, lo que optimizará sustancialmente los procesos al interior de la Empresa.

Contamos con alianzas estratégicas para ofrecerles a los nuestros Clientes digitalización de documentos certificado y con fines probatorios, incluyendo componentes como la estampa cronológica y la firma digital, lo que permite garantizar la integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad de los documentos.

Asesoría y Consultoría en mejoramiento de procesos:
Prestamos el servicio de asesoría y/o consultoría para el mejoramiento de los procesos internos de una organización, con o sin gestión documental.

Contamos con personal altamente capacitado para entregarles a nuestros Clientes las mejores prácticas y políticas normativas en el manejo del documento electrónico en los procesos y/o procedimientos que así lo requieran.

Cronos Permite la administración electrónica de todos los archivos documentales generados y manejados dentro de la organización. Se entiende por archivo documental todas aquellas formas de producción de información tales como: datos, voz, sonido, video e imágenes, disponibles a través de papel, archivos de procesadores de palabra, hojas electrónicas, mail, fax, reportes, listados, planos, documentos de Internet (PDF), fotografías, cintas magnéticas de video y datos e imágenes microfilmadas, entre otros.

Con Cronos, se crea el árbol de la estructura documental de su entidad permitiendo manejar el contenido empresarial por Fondo, Subfondo, Series y Subseries documentales, Registros, entre otros. Al manejar una estructura documental, se automatiza la clasificación de los documentos lo que hace que la administración de su archivo sea mucho más eficaz y segura y cumpla con los estándares que rigen al Enterprise Content Management y la normatividad vigente emitida por el AGN.

Otras Características

  • Creación de la estructura documental dinámicamente. (Fondo, Subfondo, Series y Subseries documentales)

  • Administración de documentos en diferentes formatos: PDF/A, Tif, JPG, audio, video, ofimática, etc.

  • Sistema de seguridad a nivel de tipo documental

  • Conformación de expedientes virtuales

  • Permite la creación de “N” numero de índices para la identificación de los documentos

  • Recuperación o consulta de documentos a través de los diferentes criterios que fueron nombrados los documentos.

  • Acceso concurrente de los usuarios, a un documento administrado por el gestor documental CRONOS

  • Compresión de los documentos digitalizados a través de CRONOS, para un mejor aprovechamiento del repositorio de imágenes y permitir agilidad en la consulta de los documentos.

  • Aplicación de la normatividad emitida por el AGN para la administración de documentos electrónicos.

  • Restricción a través de permisos para las acciones de imprimir, anotaciones, envío por mail y descargar documentos.

  • Permite la creación de notas

Ventanilla Única de Radicación

Implementación y configuración del proceso y software para las funciones de Ventanilla Única de Correspondencia en la Entidad de las siguientes comunicaciones:

  • Correspondencia Externa Interna

  • Correspondencia Interna Externa

  • Correspondencia Interna Interna

  • Correspondencia No Radicable

Lo anterior, en el medio que llegue a la Entidad (Papel o Electrónico)

El sistema tiene un mecanismo definido y automatizado para el ordenamiento sistemático a los documentos que ingresan o salen de la Entidad, en cumplimiento a los requisitos legales soportado en el Acuerdo 060 del Archivo General de la Nación.

Nuestro sistema, entre otras funcionalidades, permitirá operaciones básicas, tales como:

  • Recibir

  • Radicar

  • Distribuir

  • Controlar respuestas

  • Alerta sobre plazos de vencimiento

Otras de las características del Software para la radicación de los documentos, son:

  • Nuestro software está integrado por los módulos: Radicación de Correspondencia, canastillas de trabajo, flujo de aprobaciones y respuestas, manejo de firmas digitales y electrónicas. Cada módulo se integra nativamente, asimismo, tiene la posibilidad de integrarse con otros sistemas de información para su mejor aprovechamiento.

  • Nuestro sistema tiene la posibilidad de radicar documentos ágilmente, cuenta con una opción que le permite al usuario digitar unos campos básicos para imprimir el rotulo y así despachar al mensajero que radica los documentos. Posteriormente, en un back office, se podrá diligenciar los campos restantes de la radicación, asimismo, se realizará la digitalización del documento para que inicie la gestión del mismo.

  • En este punto, nuestro sistema se puede integrar con otros aplicativos para dar inicio a un flujo de trabajo. Contamos con diferentes medios de integración.

  • Permite la creación de reportes y dar seguimiento de lo sucedido en la entidad con respecto a los diferentes tipos de correspondencia.

  • El sistema revisa continuamente documentos que pasen el umbral permitido para notificaciones. El anterior umbral es definido para cada tipo documental. Cuando se encuentran documentos que sobrepasan estos límites el sistema envía correos electrónicos a los usuarios involucrados: el usuario que tiene el radicado debe responderlo, de no hacerlo, el sistema realiza el correspondiente escalamiento.

Así mismo, Cronos se integrará con los sistemas de información existentes en la Entidad, no solo en la captura o digitalización de los documentos, sino también durante la fase de gestión del proceso y almacenamiento final, esto le permitirá al Cliente tener un sistema de información robusto con altos estándares normativos.
Un sistema de Administración Electrónica de Documentos se justifica en cuatro aspectos esenciales.

  • 1. Conservación:

    • Elimina la manipulación de los documentos físicos, lo cual permite garantizar su integralidad.

    • Reproduce documentos digitales varias veces sin diferir del archivo original ni se deteriora con copias sucesivas.

    • Evita el extravío de documentos.

    • Evita la alteración de la información.

    • Permite un rápido y fácil acceso a la información.

    • Controla el acceso a la información con niveles de seguridad.

    • Garantiza seguridad y protección de documentos en caso de una emergencia o siniestro.

    • Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.)

  • 2. Consulta:

    • La ubicación física del documento ya no es importante, pues se garantiza el acceso electrónico de la información, consulta sin necesidad de manipular el documento físico.

    • El documento es consultable interna y externamente al área generadora.

    • Se permite la consulta simultánea (varios usuarios) de los documentos, por diversas llaves de búsqueda (Índices).

    • Agiliza el servicio a clientes internos y externos de la organización.

    • Facilita la distribución de documentos vía Internet o intranet.

    • Se integra con los sistemas de gestión de la operación.

  • 3. Costos:

    • Optimiza el espacio físico del archivo convirtiendo pilas de papel en medios digitales.

    • Al optimizar el espacio físico podrá aprovecharlo ocupándolo con tareas generadoras de valor para la organización.

    • Se reducen los costos de transporte asociados a documentos.

    • Reduce costos de operación.

  • 4. Operación:

    • Puede integrarse en el flujo de procesos de la organización, minimizando el uso del papel.

    • Se controlan los documentos y sus copias permitiendo un solo repositorio que se administra electrónicamente con las seguridades de acceso y consulta definidas por la organización.

    • Incrementa la productividad.

DESCRIPCIÓN MÓDULO FORMATOS DIGITALES

INICIE CON UN CAMBIO RADICAL EN SU ORGANIZACIÓN A TRAVÉS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA CULTURA DE CERO PAPEL.
El módulo de Formatos Digitales le permite convertir los formatos que utiliza diariamente en una plantilla de imagen la cual podrá gestionar de manera electrónica, otorgandole control el contenido y le garantiza el diligenciamiento completo del formato a través de la definición de campos obligatorios y podrá parametrizar para manejar autocompletado del formato con información como:

  • Números consecutivos (ideales para facturas o cualquier otro formato que lo requiera).

  • Fechas.

  • Contenido de los índices o parámetros de búsqueda.

  • Firma del funcionario que diligencia el formato a través de usuario de autenticación.

  • Firma a través de huella del formato.

  • Formas prediseñadas de acuerdo a su necesidad.

La parametrización de datos le enseña al software donde debe ubicar el contenido de los puntos anteriores (solo se hace la primera vez) para que el sistema identifique y posicione la información cuando se vaya a utilizar.
Para el manejo de la firma del documento usted podrá capturar la huella digital a través de un lector de huellas (la huella es más segura e insuplantable) y anexarla al documento con códigos de seguridad agregados debajo de la misma, dando garantía de la autenticidad del documento.
Adicionalmente, la aplicación cuenta con múltiples herramientas que le permiten la edición del documento, como: inserción de texto libre, resalte de zonas, dibujo libre, inserción de imágenes desde archivos, inserción de sellos de caucho, entre otras.
Una vez finalizado el diligenciamiento del formato, todo lo escrito en el documento será fundido en una sola imagen inalterable que se integra al módulo de Administración Documental y podrá visualizar desde el visor.

BENEFICIOS

  • Ahorro considerable en costos de papelería pre impresa.

  • Eliminación de desperdicios de papelería por errores en el diligenciamiento.

  • Ahorro considerable en fotocopias o impresión de documentos.

  • Eliminación de suplantación de firmas.

  • Eliminación de manipulación de papelería.

  • Integración de los documentos procesados en el Administrador Documental para una fácil consulta.

CRONOS SUITE

CRONOS BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)

Diseñe y modele cada uno de los procesos de su organización, controle cada una de las actividades, defina responsables y condiciones de acuerdo con las necesidades de los responsables, tiempos de procesamiento y qué hacer en caso de que se incumpla. Algunos ejemplos de uso o implementación son:
Facturación electrónica: reciba de manera automática las facturas de sus proveedores y gestione todo el proceso hasta el pago o rechazo de la factura.
Proceso de selección de personal: configure todo el ciclo del proceso de selección desde la necesidad del área en el personal requerido hasta la contratación.
Proceso de requisición o compras: defina responsables y configure toda la documentación que se requiere para realizar pedidos, controle costos y genere alertas.

En general podrá configurar cualquier proceso dado el diseño de nuestra herramienta que se ajusta a sus necesidades. Nos integramos con otros sistemas de acuerdo a la necesidad de su organización.

CRONOS SUITE

CRONOS SGC